Rezime

U kompaniji WEILER Abrasives d.o.o. kvartalni razgovori između zaposlenih i rukovodilaca su od ključnog značaja za podsticanje rasta i angažovanosti. Uvođenje eHRM rešenja, koje podržava lični i karijerni razvoj zaposlenih, kao i promene procesa kvartalnih razgovora, sprovedeno je sistematično uz model upravljanja promenama ADKAR. Ovaj pristup omogućio je brže i potpunije usvajanje novih rešenja od strane zaposlenih.

O klijentu

WEILER Abrasives d.o.o. je vodeća kompanija i svetski proizvođač sveobuhvatnih rešenja za obradu površina. Njihova istorija počinje još  1879. godine, a bogatu tradiciju nastavljaju u pogonima na tri kontinenta. U Sloveniji posluju na četiri lokacije i proizvode razna abrazivna rešenja (brusni alati, rezne ploče itd.). Njihova vizija i misija su: biti lider na globalnom tržištu abrazivnih proizvoda, graditi dugoročne odnose i biti najbolji partner krajnjim korisnicima i distributerima njihovih proizvoda.

Put ka efikasnijem praćenju razvoja zaposlenih uz eHRM

U Sloveniji kompanija WEILER Abrasives d.o.o. zapošljava više od 630 zaposlenih. Kvartalni razgovori se odvijaju četiri puta godišnje jer ih vide kao priliku za razmenu povratnih informacija o radu, napretku i postizanju ciljeva, čime se podstiče lični i karijerni razvoj.

Za efikasan razvoj zaposlenih ključno je da su dogovori i ciljevi postavljeni na ovim razgovorima dostupni, transparentni i pratljivi.

Prethodno IT rešenje koje se koristilo za kvartalne razgovore nije podržavalo željeni način praćenja i planiranja razvoja zaposlenih, jer zaposleni nisu imali pristup dogovorima i ciljevima, dok su menadžeri morali da prikupljaju informacije iz različitih aplikacija kako bi pratili rad i napredak članova tima.

“Shvatili smo da tehnologija koju smo koristili oduzima puno vremena i povećava mogućnost grešaka zbog korišćenja različitih programa. Tražili smo rešenje koje će kvartalne razgovore podići na viši nivo i, što je najvažnije, bolje podržati zaposlene u njihovom razvoju.”

–Sintija Leva Bukovnik, HR biznis partner

Da bi osigurali efikasno praćenje i planiranje razvoja zaposlenih, odlučili su se za implementaciju modula Upravljanje učinkom iz eHRM rešenja.

Izazovi klijenta

• Nedostatak uvida zaposlenih u dogovore i ciljeve iz kvartalnih razgovora.
• Potreba za korišćenjem više programa za upravljanje zaposlenima.
• Otežano praćenje ličnog i karijernog razvoja zaposlenih.

Rešenje

• Sprovođenje kvartalnih razgovora uz pomoć eHRM modula Upravljanje učinkom.
• Jednostavan pristup dogovorima i ciljevima kroz eHRM za sve zaposlene.
• Sveobuhvatan uvid u rad i razvoj zaposlenih na jednom mestu.
• Prikupljanje povratnih informacija u formi izveštaja.

Ključne prednosti

• Zaposleni mogu lakše pratiti svoj napredak i ostvarivanje ciljeva.
• Rukovodioci imaju informacije za efikasniji razvoj zaposlenih na jednom mestu.
• Sveobuhvatna analiza i planiranje sledećih koraka za razvoj kompetencija i organizacione kulture.

U fokusu projekta: komunikacija novina zaposlenima

Implementacija novog informacionog rešenja i novog načina sprovođenja kvartalnih razgovora u kompaniji WEILER Abrasives d.o.o. sprovedena je sistematično, uz korišćenje modela upravljanja promenama ADKAR. Ovaj model temelji se na jednostavnoj ideji da se organizaciona promena dešava i održava kada zaposleni promene svoj način rada. Sastoji se od pet faza procesa promene.

Model ADKAR

• A – Podizanje svesti (Awareness): Razvijanje razumevanja zašto je promena potrebna, koji su razlozi za nju i šta će se dogoditi ako se promena ne sprovede.
• D – Želja (Desire): Stvaranje unutrašnje motivacije i pozitivnog stava prema promeni.
• K – Znanje (Knowledge): Sticanje konkretnih informacija i veština potrebnih za sprovođenje promene.
• A – Sposobnost (Ability): Primena novog znanja u praksi.
• R – Ojačanje (Reinforcement): Sistematski rad na očuvanju i jačanju novih praksi.

Najpre su putem različitih komunikacionih kanala deljene informacije o prednostima koje donosi novina i novom toku kvartalnih razgovora. Zaposleni su postepeno upoznavali eHRM kroz promotivne članke u internom časopisu, sadržaje prikazane na ekranima u kompaniji, na sastancima zaposlenih i putem letaka priloženih uz obračun zarade.

“Promena može izazvati otpor kod pojedinca. Prepoznali smo vrednost eHRM-a kako za kompaniju tako i za zaposlene, i želeli smo to preneti na njih. Sistematska i promišljena komunikacija pokazala se kao ključna za postizanje ciljeva.”

–Tamara Skerbinek, HR biznis partner

Kako bi osigurali što efikasnije korišćenje novog sistema, poseban fokus stavljen je na obuku rukovodilaca. Organizovane su radionice na kojima su, uz jačanje veština liderstva, rukovodioci imali priliku upoznati se s eHRM-om, detaljno proučiti digitalni upitnik za kvartalne razgovore i rešavati nedoumice.

Početkom korišćenja eHRM-a, u radionice su uključeni i članovi timova koji nisu na rukovodećim pozicijama, omogućavajući im da u sigurnom okruženju testiraju funkcionalnosti sistema i daju povratne informacije o tome kako dodatno unaprediti procese.

Kao dodatna podrška, HR tim je pripremio detaljna uputstva za svaki korak kvartalnih razgovora (uključujući preporuke kako obaviti aktivnosti ili kako koristiti eHRM). Ova uputstva dostupna su u pisanom, video i audio formatu. Mnogi zaposleni slušali su audio uputstva tokom puta na posao.

HR tim je takođe organizovao nedeljne konsultacije, gde su zaposleni mogli postavljati pitanja o korišćenju eHRM-a.

“Kod uvođenja novina često dolazi do zastoja. Uprkos uputstvima, mogućnost da lično pitate za pomoć je neprocenjiva. Konsultacije s HR timom su mi uštedele vreme i frustracije, a takođe su doprinele boljem razumevanju i bržem usvajanju rešenja.”

–Igor Dobravc Mesarec, rukovodilac proizvodne linije

Primena modela ADKAR omogućila je zaposlenima da brzo prihvate novi način sprovođenja kvartalnih razgovora i samostalno koriste eHRM. HR stručnjaci su tako uspeli u potpunosti implementirati rešenje i kroz korišćenje doživeti njegov puni potencijal.

Dalji koraci u digitalizaciji

Dugoročni cilj kompanije je potpuna digitalizacija rada sa zaposlenima, uz kontinuirano uvođenje novih modula eHRM i proverenog pristupa komunikacije promena.

“U skladu sa našom strategijom inovacija, nastavićemo s promenama koje poboljšavaju naše procese. U HR ćemo dalje raditi na digitalizaciji kako bismo oslobodili vreme za razvoj zaposlenih.”

–Andreja Vidovič, HR biznis partner